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用Folx标签功能归类工作档案

发布时间:2020/12/24

作为一个日常的档案归类人员,我的工作就是将电子系统上每一笔业务合同的相关档案进行下载导出,然后归类到不同的文件夹中,进行归档备份,但是归档真的很麻烦,下载下来后还得手动分类并剪切粘贴到指定文件夹,光是这项工作就得花一上午!

后来尝试用Mac系统的Folx软件,实现了档案下载自动归类,非常Nice,一起来看看我是如何用它来帮助归类档案,提升工作效率的吧。

首先先分析下业务电子系统中的档案应该如何分类,部分档案类型见下图,其中,对于下载链接中包含report的PDF文件,需要归类为“财报申请书”;对于文件类型是压缩包的需要归类为“其余压缩档案”;对于图片类型文件,归类为“二审截图结果”。

图1:系统档案

打开Folx菜单“偏好设置”,选择“归类”选项,打开智能标签设置界面,如下图2。

图2:智能标签功能

接下来演示如何创建“财报申请书”的归档设置。

第一步:点击下方的加号,新建一条归类标签;第二步:设置标签名为“财报申请书”,并设置下载保存路径。第三步:配置归类的分类规则,关于“财报申请书”的规则如下图3。

Folx下载方式可通过URL或种子文件下载,因此首先需要限定URL下载;第二要限制文件种类是PDF格式;第三要限制下载URL链接中包含report关键字。这样同时满足上述三个条件的即可自动归类为该标签,并下载到指定文件夹中归档。

图3:财报申请书分类规则

这里我们设置了三条规则,对于这三条规则,如何判断本标签的匹配规则,是同时满足三条规则还是仅满足其中任意一条?

Folx提供了第一栏的可选项,可选的有:“所有”、“任何”,如下图4。“所有”表示需要同时满足N个条件,才符合本标签;“任何”表示只需要满足其中一个条件,就符合本标签,因此上述“财报申请书”标签需选择“所有”。

图4:选择所有或任何

完成上述设置后,新建URL下载任务时,Folx会默认帮我们打上“财报申请书”的标签,我们只需要直接点击“好”开始下载即可完成档案归类,是不是很方便呢?

图5:新建下载任务

以上就是如何设置我们想要归类的“财报申请书”标签的教程,我们还需要按照相同的步骤,创建其他的分类标签,最后我们可以利用Folx的浏览器插件,对文件进行批量下载,一次性归档所有档案!

作者:包纸

标签:分类标签归类标签智能标签

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